納期が遅れそうなときって、「早く連絡しなきゃ…」と思うほど手が止まりませんか？
失礼になりたくないし、変に言い訳っぽく見られるのも怖い。しかも、新しい納期がまだ固まってなくて、どう書けばいいか分からない…。その間に相手の作業が止まってしまうこともあります。
でも大丈夫です。納期遅延メールは、文章力より“順番（型）”が命です。
結論から言うと、
- お詫び
- 遅れの事実
- 新しい納期
- 対応策
- お願い/お礼
の順に、短く書けばOKです。これだけで「ちゃんと連絡してくれる人だな」と信頼を守りやすくなります。
この記事では、この5つの型をそのまま使えるように、コピペ例文と件名・結び・署名のテンプレ、さらにChatGPTで一発作成できる“埋めるだけプロンプト”まで用意しました。
NG/OK例と送信前チェックリストもあるので、「これで失礼じゃないかな…」の不安も減らせます。読み終わるころには、あなたの状況に合わせてサクッとメールを作って送れるようになります。
納期遅延メールで一番大事なのは「相手の時間」を守ること
納期遅延メールって、「どれだけ丁寧に謝るか」に意識がいきがちですよね。でも本当に大事なのはそこより、相手の時間（予定）を守る情報を早く渡すことです。
相手はあなたの納品を前提に、社内の確認担当を押さえたり、次の工程の人を待機させたり、場合によっては自分のお客さまに説明したりします。つまり、遅れを知らないままだと、相手の予定表が止まってしまいます。
だから納期遅延メールは、長い事情説明よりも「次どうなるか」を最優先に書けばOKです。コツはシンプルで、短くてもいいから早く送ること。これが一番の礼儀になります。
先に謝る？理由を先に言う？迷ったらこの順番
迷ったら順番はこれで固定してください。
- 先にお詫び
- 遅れの事実
- 新しい納期
- 対応策
- お願い（確認）
理由を先に言うと、相手には「言い訳してる…？」と見えやすいです。まずは一言で謝って、相手が判断に必要な情報を出す。これが安全です。
送るのが遅いほど、相手の負担が増える（だから早い連絡が正解）
「新納期が確定してから送ろう」と思って連絡を遅らせるほど、相手の負担は増えます。
なぜなら相手は、遅れを前提に予定を組み直せないからです。結果として、調整のやり直しや確認依頼が増えて、余計に迷惑をかけてしまいます。
完璧な文章じゃなくて大丈夫です。まずは早めに「遅れそうです」と共有して、分かった時点で新納期を追記する。この動き方のほうが、信頼は守りやすいです。
迷わない！納期遅延メールの「鉄板の型」5つ（順番そのまま）
納期遅延メールは、迷った瞬間に長文になったり、言い訳っぽくなったりしがちです。なので発想を変えて、「書く順番を固定」しちゃいましょう。
この5つを上から順に、各パーツ1〜2文で入れれば形になります。
- お詫び
- 遅れの事実
- 新しい納期
- 対応策
- お願い・お礼
①お詫び：短く、最初に
ここは長くしないのがコツです。最初に一言、短く謝ります。
例：「納期に遅れが生じる見込みとなり、申し訳ございません。」
ポイントは、理由より先に「ごめんなさい」を置くことです。これだけで印象が落ち着きます。
②遅れの事実：いつの何が、どれだけ遅れるか
次に、相手が困らないように「対象」をはっきりさせます。
例：「◯◯案件の△△（納品物）について、当初◯月◯日納品予定でしたが、遅延しております。」さらに一言で「どれくらいズレるか」も添えると親切です。
例：「現時点で◯営業日程度の遅れが見込まれます。」③新しい納期：必ず“日付”で（時間も必要なら）
ここが一番大事です。ふわっとした表現は避けて、必ず日付で書きます。
NG：「来週中」「できるだけ早く」
OK：「◯月◯日（◯）17:00」条件があるなら、条件もセットで明記します。
例：「先方ご確認が◯/◯までに完了した場合、◯/◯にて納品可能です。」④対応策：今やること／相手の負担を減らすこと
謝罪と納期だけだと、相手は不安が残ります。なので「今やっていること」と「相手がラクになる手」を入れます。
例：「本日中に一次版まで作成し、明朝共有いたします。」例：「影響を最小化するため、先に利用可能な部分から分割でお送りします。」“がんばります”だけより、いつ何をするかのほうが信頼につながります。
⑤お願い・お礼：確認してほしいこと、期限、感謝
最後に、相手にお願いしたいことをまとめます。お願いは多くなると逆に読みにくいので、できれば1つに絞るのがコツです。
例：「恐れ入りますが、上記の新納期で問題ないかご確認のうえ、ご返信いただけますと幸いです。」期限が必要なら、こう書くとやさしいです。
例：「可能でしたら本日◯時までにご確認いただけますと助かります。」締めは感謝で終えると角が立ちにくいです。
例：「お手数をおかけし申し訳ございません。何卒よろしくお願いいたします。」件名・結び・署名の型（ここだけ覚えれば形は整う）
本文が短くても、件名と締めが整っていると“ちゃんとしてる感”が出ます。
件名の型はこれでOKです。
結びはこの2つが万能です。
署名は“最低限”で大丈夫です（長すぎると読みにくいので）。
この「5つ＋件名・結び・署名」までセットで覚えると、納期遅延メールは毎回ほぼ迷わなくなります。/
ChatGPTで一発作成！「埋めるだけプロンプト」完全版
「型は分かった。でも文章にするのがしんどい…」ってときは、ChatGPTに下書きを作らせるのが早いです。
やり方はシンプルで、
- 変数を埋める
- 生成
- 安全チェックして微調整
この3ステップだけで送れる形になります。
変数リスト（相手名/案件名/理由/影響/新納期/代替案/再発防止/連絡手段）
まずは、ここだけ埋めればOKな“材料表”を作ります。コピペして使ってください。
ここまで埋まったら、もう半分終わりです。
コピペ用プロンプト
下のプロンプトは“そのまま貼って使う”前提です。［ ］だけ書き換えてください。
【プロンプト例】
あなたはビジネスメールのプロです。以下の情報を使い、取引先に送る「納期遅延のお詫びメール」を日本語で作成してください。
条件：
・①お詫び→②遅れの事実→③新しい納期（日付）→④対応策→⑤お願い/お礼 の順番を必ず守る
・理由は1〜2文で短く（言い訳に見えないように）
・相手の負担を減らす提案（代替案）を必ず1つ入れる
・件名も出力する
情報：
相手名：［ ］
案件名：［ ］
納品物：［ ］
当初納期：［ ］
遅延理由（短く）：［ ］
影響（あれば）：［ ］
新納期：［ ］
対応策：［ ］
代替案：［ ］
再発防止：［ ］
署名：［ ］生成結果の安全チェック（言い訳っぽい所を消すコツ）
ChatGPTの文章は便利なんですが、そのままだと「ん？言い訳っぽい…」が混ざることがあります。送る前に、ここだけチェックすると事故が減ります。
この安全チェックを通すと、ChatGPTで作った文章でも“ちゃんとした遅延連絡”に仕上がります。
シーン別テンプレ＆プロンプト（初回〜重めまで）
ここからは「自分の状況に近いのをコピペ」が一番早いです。
ポイントは、シーンによって“最優先の一言”が変わること。ここを外すと、丁寧でもズレます。なので各シーンの冒頭に「まずこれ」を置きますね。
初回の遅延連絡（軽め：まず安心させる）
最優先：相手が困らないように、先に「新納期」と「今やってること」を見せて安心させます。
テンプレ（標準）
件名：【納期のご連絡】［案件名］［納品物］（［当初納期］→［新納期］）
［相手名］
いつもお世話になっております。［自分名］です。
［案件名］の［納品物］について、納期に遅れが生じる見込みとなり申し訳ございません。
当初［当初納期］の予定でしたが、［新納期］にて納品させてください。
現在［対応策：今やっていること］を進めております。
恐れ入りますが、上記日程で問題ないかご確認いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
［署名］初回の遅延連絡として、相手を安心させるトーンで作成してください。
- お詫び
- 事実
- 新納期（日付）
- 対応策
- お願い/お礼
の順。理由は短く、代替案を1つ入れてください。
2回目以降（重め：信頼回復モード）
最優先：もう一段強めに「再発防止」と「管理の立て直し」を入れます（ここがないと厳しいです）。
テンプレ（標準）
件名：【再度のお詫び】［案件名］［納品物］ 納期について（［当初納期］→［新納期］）
［相手名］
いつもお世話になっております。［自分名］です。
度重なる遅延となり、重ねてお詫び申し上げます。
［案件名］の［納品物］について、当初［当初納期］予定でしたが、納品が遅れております。
新しい納期は［新納期］とさせてください。
現在［対応策］を最優先で進めております。あわせて、再発防止として［再発防止策］を実施いたします。
恐れ入りますが、上記の新納期で問題ないかご確認いただけますと幸いです。
［署名］2回目以降の遅延連絡として、信頼回復モードで作成してください。
謝罪は丁寧に。ただし言い訳はしない。再発防止策を必ず1つ入れ、相手の負担を減らす代替案も1つ入れてください。
相手の予定に影響が出る場合（最優先：調整提案）
最優先：ここは謝罪より先に、相手が動ける「調整案（A/B）」を出すのが親切です。相手の予定が止まるのが一番キツいので。
テンプレ（標準）
件名：【至急ご相談】［案件名］納期変更と進め方のご提案（［当初納期］→［新納期］）
［相手名］
いつもお世話になっております。［自分名］です。
［案件名］の［納品物］について、納期に遅れが生じる見込みとなり申し訳ございません。
当初［当初納期］予定でしたが、現時点の見込みは［新納期］です。
相手側のご予定への影響を最小化するため、進め方を以下よりご提案します。
・A案：［代替案A：先に一次版を共有し、レビュー開始だけ先行］
・B案：［代替案B：分割納品で先に必要部分だけ納品］
恐れ入りますが、本日［◯時］までに、どちらが進めやすいかご指示いただけますと助かります。
［署名］相手の予定に影響が出る遅延連絡として作成。新納期（日付）を明記し、調整案をA案/B案で提示。相手が選べる形にして、確認期限も書く。
自分のミスが原因（言い訳なし：事実＋対策）
最優先：ここは「言い訳ゼロ」。原因の説明は短く、代わりに“対策”で信頼を取りに行きます。
テンプレ（標準）
件名：【お詫び】［案件名］［納品物］ 納期遅延のご連絡
［相手名］
いつもお世話になっております。［自分名］です。
［案件名］の［納品物］について、当方の不備により納期に遅れが生じており、申し訳ございません。
当初［当初納期］予定でしたが、新納期は［新納期］とさせてください。
現在［対応策］を進めており、再発防止として［再発防止策］を即時実施いたします。
恐れ入りますが、上記日程でご調整可能かご確認いただけますと幸いです。
［署名］自分のミスが原因の遅延連絡。言い訳は書かない。事実は短く、対応策と再発防止を具体的に。相手の負担を減らす一文も入れる。
外部要因が原因（責任は自分側：調整と管理の約束）
最優先：外部要因でも「相手のせいにしない」「責任を自分側で引き取る」が鉄則です。相手が聞きたいのは事情より“今後どう管理するか”です。
テンプレ（標準）
件名：【納期変更のお願い】［案件名］［納品物］（［当初納期］→［新納期］）
［相手名］
いつもお世話になっております。［自分名］です。
［案件名］の［納品物］について、納期に遅れが生じる見込みとなり申し訳ございません。
外部工程の遅延が発生しておりますが、当方での調整・管理が行き届かず、結果としてご迷惑をおかけしております。
新納期は［新納期］とさせてください。あわせて［対応策／代替案］にて影響を最小化いたします。
今後は［再発防止策：外部工程の管理強化］を徹底いたします。
恐れ入りますが、上記日程で問題ないかご確認いただけますと幸いです。
［署名］外部要因が原因の遅延連絡。相手や外部のせいにせず、責任は自分側で引き取る表現にする。新納期（日付）と、影響を減らす代替案、管理強化の再発防止を入れる。
電話・チャット後の「フォローメール」テンプレ
最優先：口頭で話した内容を、相手が後で見返せるように「決まったこと」を短く残します（議事録ミニ版です）。
テンプレ（標準）
件名：【ご確認】先ほどのお電話内容（［案件名］納期の件）
［相手名］
いつもお世話になっております。［自分名］です。
先ほどはお時間をいただきありがとうございました。納期の件、下記の通り確認のためご連絡いたします。
・対象：［案件名／納品物］
・新納期：［新納期］
・進め方：［A案で進行／分割納品で対応 など］
・当方対応：［次のアクション］
もし認識違いがありましたらご指摘ください。
引き続き、何卒よろしくお願いいたします。
［署名］
電話/チャット後のフォローメールとして、決定事項を箇条書きで短く整理。新納期（日付）、進め方、当方の次アクションを必ず入れてください。
NG例とOK例（短い比較で“地雷”を避ける）
納期遅延メールで一番やりがちなのが、「悪気はないのに相手がイラっとする言い方」を入れてしまうことです。
ここは文章力じゃなくて、地雷ワードを踏まないのが大事です。NG→OKの言い換えをそのまま使ってください。
NG：「〜のせいで」→OK：「当方の管理不足により」
NG例：
「担当者が忙しかったせいで遅れました。」
「先方からの返信が遅いせいで間に合いませんでした。」
これ、相手からすると「こっちのせい？」に聞こえます。たとえ事実でも、メールで書くと角が立ちやすいです。
OKは“責任を自分側で引き取る”言い方に寄せます。
OK例：
「当方の進行管理が行き届かず、遅れが生じております。」
「当方の調整不足により、納期に影響が出ております。」
NG：長い事情説明→OK：1〜2文で事実だけ
NG例：
「実は社内でいろいろありまして、確認が何度も差し戻しになって…（長文）」
事情を長く書くほど、相手は「で、いつ？」となります。読む負担も増えます。
OKは、理由は短く、判断に必要な情報（新納期）を前に出します。
OK例：
「当方の確認工程に遅れが発生し、納期に影響が出ております。」
「現在の見込みとして、新納期は◯月◯日（◯）です。」
NG：ふわっとした納期→OK：具体日付＋条件があれば明記
NG例：
「来週中には出せます。」
「なるべく早く対応します。」
これだと相手は予定が組めません。最悪、社内説明もできません。
OKは“日付”で出し、もし条件があるなら条件も一緒に書きます。
OK例：
「新納期は◯月◯日（◯）17:00でお願いいたします。」
「先方ご確認が◯/◯までに完了した場合、◯/◯にて納品可能です。難しい場合は◯/◯にて確実に納品いたします。」
この3つを避けるだけで、納期遅延メールの事故率はかなり下がります。
“相手の負担を減らす一文”テンプレ集（ここで印象が変わる）
納期遅延メールって、謝るだけだと相手の不安が残りやすいんですよね。そこで効くのが、「相手が次に動きやすくなる一文」です。
ここを入れるだけで、「この人、ちゃんと考えてくれてるな」って印象が変わります。使いやすい形で置いておきますね。
選べる案（A案/B案）テンプレ
相手に“選択肢”を出すと、相手は判断しやすいです（丸投げにしないのがコツです）。
確認してほしい期限テンプレ（例：本日◯時まで）
期限は“命令”じゃなく、相手の都合を尊重した言い方が安全です。
電話提案テンプレ（相手の都合を最優先にする言い方）
重い案件ほど、文字より会話が早いです。ただし、相手の時間を奪わない言い方にします。
おまけ：入れるだけで効く“こちらでここまでやります”定型文
このあたりの一文を1つ入れるだけで、謝罪メールが“前向きな調整メール”に変わります。
送信前チェックリスト（これだけ見れば安心）
納期遅延メールって、送る直前に「これで失礼じゃないかな…」って急に不安になりますよね。
その不安、気合いで消すより、チェック項目に変えて潰すのが一番ラクです。下の□を上から見て、全部OKなら送って大丈夫です。
最後にこれだけ覚えておくと安心です。
迷ったら、短く・早く・具体的に（新納期は日付）。これが一番信頼を守れます。
文章のトーン調整プロンプト（丁寧/短く/かたく/やわらかく/社内向け）
同じ内容でも、相手や場面で“言い方”は変えたいですよね。そんなときは、本文をいじる前にChatGPTに「トーン変えて」と頼むのが早いです。
コツは、まず1本ベース文を作ってから、同じ内容で言い方だけ変えることです（中身を変えると事故ります）。
（カテゴリの目安：テンプレを社内共有するなら文書ツール＝無料〜有料、チャット連携で定型文を呼び出す仕組み＝無料〜有料、あたりが使いやすいです。）
トーン別プロンプト例
下の文を、あなたのメール本文の下にそのまま足して使ってください。
丁寧（しっかり会社っぽく）
次のメール本文を、より丁寧な敬語に整えてください。
謝罪は誠実に。
ただし過剰にへりくだりすぎないでください。
文章は読みやすく短めに。
<メール本文>短く（急ぎ・要点だけ）
次のメール本文を、内容を変えずに短くしてください。
6〜8行程度。
新納期は日付で残し、お願いは1つに絞ってください。
<メール本文>かたく（社外のかたい取引先向け）
次のメール本文を、よりかたいビジネス文書寄りの表現にしてください。
くだけた表現は避け、客観的で落ち着いた文体にしてください。
<メール本文>やわらかく（角を立てたくないとき）
次のメール本文を、やわらかい印象にしてください。
相手の都合を尊重する言い方（可能でしたら／差し支えなければ等）を入れ、圧が強くならないようにしてください。社内向け（上司・他部署に報告）
次の内容を社内向けの連絡文にしてください。結論→影響→対応→依頼の順に。謝罪は短く、事実と次アクションを中心にまとめてください。
“同じ内容で3パターン”作って選ぶやり方
やり方はこれだけです。
これで、文章の迷いが一気に減ります。
詰まりポイントを先回り
ここ、みんな同じところで詰まります。「自分だけじゃない」ので安心してください。サクッと結論からいきます。
理由はどこまで書く？（書きすぎ問題）
結論：1〜2文で十分です。
相手が知りたいのは、細かい事情より「いつ届くか」「どうリカバリーするか」です。理由が長いほど言い訳に見えやすく、読む負担も増えます。
例文（短く）
「当方の確認工程に遅れが発生し、納期に影響が出ております。」
このあとに新納期と対応策を続ければOKです。
「申し訳ございません」を何回書く？
結論：基本は1回でOKです（重いときでも多くて2回）。
何回も書くと誠実というより、逆に“気持ちだけ”に見えることがあります。謝罪は最初に1回、あとは新納期と対応策で信頼を取りにいくのが強いです。
例）
冒頭：「納期に遅れが生じる見込みとなり、申し訳ございません。」
締め（必要なら）： 「お手数をおかけし申し訳ございません。何卒よろしくお願いいたします。」
先方が怒っていそうで怖い…（短く・早く・次の一手）
結論：怖いときほど、短く・早く・次の一手です。
長文で気持ちを説明すると、相手は読むだけで疲れます。それより「新納期」「今やること」「調整案」を出したほうが、相手は前に進めます。
使える一文（困ったらこれ）
「まずは新納期と対応案を共有いたします。ご都合に合わせて調整いたしますので、進め方をご指示いただけますでしょうか。」
相手が怒っているかどうかより、相手の不安を消す情報を出す。これが一番効きます。
よくある質問
- Q理由はどこまで書く？（書きすぎ問題）
- A
1〜2文で十分です。
相手が知りたいのは事情より「いつ」「どうするか」だからです。
例：当方の確認工程に遅れが発生し、納期に影響が出ております。
- Q「申し訳ございません」は何回書く？
- A
基本1回、重くても2回まででOKです。
回数を増やすより、新納期と対応策を出すほうが信頼につながります。
例：冒頭で1回＋締めで1回（必要なときだけ）
- Q先方が怒っていそうで怖い…
- A
短く・早く・次の一手（調整案）です。
長文で気持ちを書いても、相手の不安は消えにくいです。
使える一文：まず新納期と対応案を共有いたします。進め方をご指示いただけますでしょうか。
- Q新しい納期がまだ確定していないときは？
- A
見込みでもいいので「日付」で出し、条件を書きます。
「未定」だけだと相手が動けません。
例：現時点では◯月◯日（◯）までに納品見込みです。確定次第、本日中に改めてご連絡いたします。
- Qいつ送るのが正解？（早すぎて迷惑？）
- A
遅れそうだと分かった時点が正解です。
早めに共有すると、相手は予定の組み替えができます。
例：現時点で遅れの可能性があるため、先にご連絡いたします。
- Qメールだけでいい？電話したほうがいい？
- A
影響が大きい／納期が近い／2回目以降なら、電話＋フォローメールが強いです。
誤解が減るし、相手の温度感も把握できます。
例：差し支えなければ5分ほどお電話でご相談させていただけますでしょうか。
- Q件名はどうすれば失礼じゃない？
- A
「要件＋案件名＋新納期」が一番親切です。
パッと見で内容が分かると、相手の判断が早くなります。
例：【納期遅延のお詫び】◯◯案件 △△（新納期：◯/◯）
- QCCは入れるべき？入れないべき？
- A
相手側の調整に必要な人がいるなら入れます（ただし増やしすぎ注意）。
CCが多いとプレッシャーに見えることもあるので、目的で決めるのが安全です。
迷った一文：関係者の方にも共有のためCCにて失礼いたします。
- Q代替案って必ず書くべき？
- A
できれば1つ入れるのがおすすめです。
「遅れます」だけより、「相手の負担を減らす」が入ると印象が変わります。
例：影響を最小化するため、先に一次版のみ本日共有いたします。
- Q返信が来ないとき、どう追いかける？
- A
催促じゃなく「確認のお願い＋相手の都合尊重」で短く送ります。
圧をかけるより、相手が返しやすい形にします。
例：恐れ入りますが、念のためご確認のお願いです。ご都合の良いタイミングで可否をご返信いただけますと幸いです。